Як перейти на електронний документообіг
| Сьогодні більшість підприємств переходить на електронний обмін документами, адже переваги такої роботи переконливі: • швидка обробка інформації; • зменшення помилок ручного введення даних; • швидке надсилання документів контрагентові; • надійна доставка; • економія на витратних матеріалах (папір, заправка картриджів для принтерів, поштові витрати) тощо. Тож розглянемо, що таке електронний документообіг згідно законодавства. Основні організаційно-правові засади електронного документообігу (далі – ЕДО) та використання електронних документів в Україні встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851). ЕДО – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону № 851). Якщо підприємство вводить ЕДО, потрібно: • розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства. Зокрема, при складанні інструкції з діловодства керуйтесь положеннями Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5; • обрати програмний продукт, який дозволить забезпечити на підприємстві ведення документообігу у електронній формі. Потрібно сказати, що на сьогодні є великий вибір даних програм. Але важливою умовою при виборі такої програми є можливість інтеграції цієї програми з іншими програмами, якими користується ваше підприємство, контрагенти та державні органи. Такою програмою є M.E.Doc. З її допомогою можна не тільки подавати звітність до контролюючих органів, а також обмінюватися договорами та всіма первинними документами з контрагентами у електронному вигляді. Також обмінюватись документами та подавати звітність в електронному вигляді можна за допомогою веб-сервісу СОТА; • укласти договори на електронний обмін документами з контролюючими органами, іншими підприємствами (контрагентами); • зафіксувати дату переходу на ЕДО у наказі по підприємству. |
Читайте также:
